Za nami 2 artykuły wprowadzające w temat onboardingu (przeczytasz je tutaj i tutaj), a film obejrzysz tutaj. Czas zanurzyć się w temat Preboardingu czyli zapoznania pracownika z firmą przed jego pierwszym dniem pracy. Znacie, stosujecie? 

Spis treści:

• Co dzieje się między znalezieniem pracownika, a jego pierwszym dniem?
• Co to jest preboarding i dlaczego jest ważny?
• Czym różni się preboarding od onboardingu?
• Jak przeprowadzić proces preboardingu?
• Jakie są korzyści preboardingu dla organizacji?
• Jakie są korzyści preboardingu dla przyszłego pracownika?
• Jakie narzędzia użyć podczas preboardingu?

Myślałeś kiedyś, co dzieje się w głowie kandydata pomiędzy zaakceptowaniem oferty, a pierwszym dniem w pracy?

Po zaakceptowaniu oferty pracy, przyszły pracownik może doświadczać całej gamy mieszanych uczuć – ekscytacji z nowej roli, radości, ale również niepewności i stresu związanego z nowym wyzwaniem. W tym okresie kandydaci często zastanawiają się, czy podjęli właściwą decyzję, a każda dodatkowa oferta pracy może skłonić ich do zmiany zdania. Badania wskazują, że aż 65% kandydatów wciąż aktywnie przegląda inne oferty pracy po zaakceptowaniu propozycji (Talent Board, 2020).

Brak kontaktu ze strony przyszłego pracodawcy może wzmocnić te wątpliwości, co w konsekwencji prowadzi do osłabienia zaangażowania lub, w skrajnych przypadkach, do rezygnacji z oferty tuż przed pierwszym dniem pracy.

W tym krytycznym momencie warto zadbać o pozytywne doświadczenie kandydata. To właśnie wtedy jest czas na preboarding, który stanowi pomost między rekrutacją a onboardingiem. Dobrze zorganizowany preboarding nie tylko buduje relację z przyszłym pracownikiem, ale także minimalizuje ryzyko „ghostingu” – sytuacji, w której kandydat po przyjęciu oferty nie zjawia się. Według badania Indeed z 2021 roku, aż 83% firm doświadczyło przypadków ghostingu w procesie rekrutacyjnym. 

Czym różni się preboarding od onboardingu?

Chociaż preboarding i onboarding są powiązanymi procesami, różnią się one momentem realizacji oraz zakresem działań.

• Preboarding odbywa się przed pierwszym dniem pracy, jego celem jest przygotowanie kandydata na wejście do nowej firmy. Obejmuje on zadania związane z formalnościami, wprowadzeniem do kultury organizacyjnej oraz nawiązaniem pierwszych relacji z zespołem.
• Onboarding zaczyna się w momencie, gdy pracownik oficjalnie rozpoczyna pracę i koncentruje się na szkoleniach, zapoznaniu z obowiązkami, współpracownikami oraz pełnym wdrożeniu do funkcjonowania firmy.

Jak przeprowadzić proces preboardingu?

Warto dostosować proces do własnej organizacji i zbalansować go, aby dobrać najlepsze działania preboardingowe, a jednocześnie nie przytłoczyć kandydata.

Oto kilka pomysłów, które pomagają zapewnić pracownikowi poczucie zaopiekowania przed jego pierwszym dniem, a jak wiemy poczucie bezpieczeństwa wzmacnia motywację i zaangażowanie.

1. Natychmiastowy kontakt po akceptacji oferty – Po zaakceptowaniu oferty warto nawiązać szybki kontakt z kandydatem, np. przez telefon lub e-mail, aby pogratulować decyzji i poinformować o kolejnych krokach.
2. Przekazanie kluczowych informacji – Udostępnij informacje o harmonogramie pierwszych dni pracy, dress code, lokalizację firmy, a także dane kontaktowe bezpośredniego przełożonego i zespołu HR.
3. Przesłanie dokumentów do wypełnienia – Jeśli istnieją formalności, które można załatwić przed pierwszym dniem pracy (np. podpisanie dokumentów, szkolenie BHP, zamówienie środków ochrony osobistej, odzieży roboczej), warto przesłać je wcześniej. Jest to też doskonała okazja do tego, aby pozostawać z nowym pracownikiem w kontakcie i monitorować jego zaangażowanie.
4. Udostępnienie materiałów o firmie – Udostępnij przyszłemu pracownikowi zestaw informacji o firmie, jej kulturze, wartościach, misji czy flagowych produktach. Mogą to być szkolenia e-learningowe osadzone na platformie szkoleniowej, przewodnik pracowniczy lub broszura, która pomoże zrozumieć strukturę firmy.
5. Zorganizowanie spotkań online z zespołem – Krótkie, nieformalne spotkania z przyszłym zespołem, mentorem czy buddim pomagają nawiązać pierwsze relacje.
6. Zaproszenie do udziału w wydarzeniach firmowych – Jeśli przed pierwszym dniem pracy odbywa się firmowe wydarzenie (np. spotkanie integracyjne lub szkolenie), zaproś nowego pracownika, aby poczuł się częścią zespołu.
7. Dostęp do narzędzi i systemów – Przygotowanie dostępu do firmowych narzędzi (np. skrzynki e-mail, kalendarza, zebranie rozmiarów do przygotowania odzieży służbowej) przed pierwszym dniem pracy pozwala pracownikowi poczuć się bardziej zintegrowanym z organizacją.
8. Wysyłanie spersonalizowanych wiadomości – Warto regularnie utrzymywać kontakt z kandydatem poprzez e-maile lub wiadomości tekstowe, przypominając o nadchodzących zadaniach.
9. Zorganizowanie wirtualnego „touru” po biurze, sklepie czy fabryce – Przedstawienie miejsca pracy poprzez wirtualne narzędzia może pomóc zredukować stres związany z pierwszym dniem w nowym miejscu.

Jakie są korzyści preboardingu dla firmy?

• Zmniejszenie rotacji pracowników – Efektywny preboarding pomaga zmniejszyć liczbę rezygnacji przed pierwszym dniem pracy, co redukuje koszty rekrutacji (SHRM, 2020).
• Budowanie zaangażowania od samego początku – Preboarding pozwala na budowanie silniejszej więzi z nowym pracownikiem, co przekłada się na wyższy poziom zaangażowania.
• Redukcja stresu związanego z pierwszym dniem pracy – Pracownicy, którzy wiedzą, czego mogą się spodziewać, są mniej zestresowani i szybciej adaptują się do nowych obowiązków.
• Lepsza organizacja procesu wdrożenia – Formalności załatwione przed pierwszym dniem pracy pozwalają skupić się na szkoleniach i integracji.
• Poprawa wizerunku pracodawcy – Firma, która dba o przyszłych pracowników już przed ich pierwszym dniem, buduje reputację jako atrakcyjny pracodawca.

Jakie są korzyści preboardingu dla nowozatrudnionego?

• Zmniejszenie niepewności – Preboarding pozwala nowemu pracownikowi czuć się pewniej i przygotowanym na nowe wyzwania.
• Szybsza integracja z zespołem – Wczesne spotkania i komunikacja z zespołem ułatwiają budowanie relacji jeszcze przed pierwszym dniem pracy.
• Większa motywacja do rozpoczęcia pracy – Regularny kontakt i wsparcie ze strony firmy wzmacnia zaangażowanie pracownika.
• Lepsze zrozumienie kultury organizacyjnej – Dostęp do materiałów firmowych pozwala lepiej zrozumieć wartości firmy i jej strukturę.
• Redukcja stresu – Pracownik, który zna przebieg pierwszych dni pracy, jest mniej zestresowany i szybciej adaptuje się do nowych obowiązków.

Jakie narzędzia pomagają w preboardingu?

Wiele narzędzi wspiera komunikację z nowym pracownikiem. Od wielkości i specyfiki organizacji zależy, jakie funkcjonalności sprawdzą się u Ciebie.

Oto kilka pomocnych narzędzi, które pomogą w preboardingu:

• Systemy HR – Narzędzia takie jak BambooHR, Workday czy SAP SuccessFactors umożliwiają automatyzację procesu preboardingu, w tym wysyłanie dokumentów i informacji.
• Platformy komunikacyjne – Slack, Microsoft Teams czy Zoom mogą być wykorzystywane do wczesnej komunikacji z przyszłym pracownikiem oraz organizowania spotkań.
• E-learning – Platformy szkoleniowe, mogą być wykorzystywane do wprowadzenia pracownika w kulturę organizacji, jej wartości, zasady bezpieczeństwa pracy czy szkolenia zawodowe przed pierwszym dniem.
• Portale społecznościowe – Zamknięte grupy na LinkedInie czy Facebooku mogą służyć jako platforma do integracji nowych pracowników z resztą zespołu.
• Welcome Box – Firmy często wysyłają pracownikom personalizowane paczki powitalne zawierające firmowe gadżety, które pomagają budować więź z organizacją.

Czy w takim razie Preboarding to konieczność? Z mojej perspektywy szkoda byłoby nie skorzystać z okazji do nawiązania relacji z przyszłym pracownikiem przed jego pierwszym dniem. To łatwy do wykonania i jednocześnie bardzo pomocny element procesu wdrażania, który pozwala na płynne przejście od etapu kandydata do pełnoprawnego członka zespołu. Warto zainwestować w ten etap, aby zarówno firma, jak i nowi pracownicy, czerpali korzyści z dobrze zaplanowanego startu współpracy.

Zapraszamy do odwiedzenia naszego kanału youtube, gdzie znajdziesz więcej filmów, które pomogą zrozumieć specyfikę pracy zespołowej i pokazują, jak skutecznie zarządzać sobą i zespołem.