W ostatnim czasie opublikowaliśmy filmy o onboardingu, który wprowadza w ten niezwykle istotny i rozbudowany temat. 

Film znajdziesz w artykule poniżej i na naszym kanale YouTube.

Zacznijmy od początku – Czym jest onboarding?

Onboarding, to proces wdrażania nowych pracowników, jest jednym z kluczowych elementów skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi, bez względu na wielkość organizacji czy branżę. Wspierając od lat procesy onboardingowe w wielu firmach, widzimy jak podejście pracodawców w tym obszarze się zmienia, jak rośnie świadomość wagi tego etapu. 

Dobrze przeprowadzony onboarding przynosi firmie szereg korzyści, takich jak obniżenie kosztów rekrutacji, zmniejszenie rotacji pracowników, zwiększenie ich zaangażowania oraz poprawę jakości pracy i wydajności. Szerzej temat rozwinę w dalszej części oraz przedstawię kilka istotnych powodów, dlaczego warto zainwestować w ten proces, bazując na ciekawych wynikach badań. Aby być na bieżąco z treściami dotyczącymi onboardingu zapraszam do zapisania się na newsletter i śledzenie naszego bloga.

• Koszty rekrutacji i wdrożenia – Badania Glassdoor wskazują, że średni koszt rekrutacji nowego pracownika wynosi około 2-3 miesięcznych pensji, a czas potrzebny na znalezienie odpowiedniej osoby to około 52 dni (Glassdoor, 2019). Proces onboardingu skraca czas potrzebny na pełne wdrożenie co wpływa na szybszy zwrot z inwestycji.
• Koszty związane z nieudanym wdrożeniem – Zgodnie z badaniem SHRM, nieudane wdrożenie pracownika może kosztować firmę nawet od 30% do 50% jego rocznej pensji (SHRM, 2020), gdyż nieudany onboarding często skutkuje odejściem pracownika i koniecznością poszukiwania kolejnej osoby.
• Inwestycja w onboarding przynosi zysk – Badanie Boston Consulting Group wskazuje, że firmy, które inwestują w skuteczny onboarding, osiągają 2,5-krotnie wyższe przychody niż te, które tego nie robią (BCG, 2018).

Rotacja pracowników w pierwszym roku pracy

Zaangażowanie nowych pracowników

Zaangażowanie pracowników od samego początku ma kluczowe znaczenie dla ich długoterminowej motywacji i efektywności. Badanie Gallupa pokazuje, że firmy z zaangażowanymi pracownikami są o 21% bardziej rentowne (Gallup, 2019), a nowi pracownicy, którzy przechodzą odpowiedni onboarding, są bardziej usatysfakcjonowani z pracy, co wpływa na ich zaangażowanie i lojalność wobec firmy (Gallup, 2020). Również badanie SHRM potwierdza, że onboarding wpływa na szybszą adaptację nowych pracowników, co z kolei podnosi poziom ich zaangażowania (SHRM, 2020).

Jakość pracy i wydajność nowych pracowników

Onboarding bezpośrednio wpływa na jakość pracy oraz efektywność nowych pracowników, co z kolei przekłada się na wyniki całej organizacji. Badanie Bersin by Deloitte wykazało, że pracownicy, którzy przeszli odpowiedni onboarding, osiągają pełną wydajność o 60% szybciej niż ci, którzy go nie mieli (Bersin by Deloitte, 2018). Dzieje się tak między innymi dlatego, że pracownicy wiedzą czego się od nich oczekuje i jak mają wykonywać swoje obowiązki, co prowadzi do lepszej jakości wykonywanych zadań (BCG, 2018). Również badania Glassdoor wskazują, że firmy z efektywnymi procesami onboardingowymi osiągają o 70% wyższe wyniki w zakresie produktywności (Glassdoor, 2019).

Wiemy już, że dobre wdrożenie pracownika moze wynieść nasz biznes na nowe tory. A kto i jak powinien się tym zająć?

Role poszczególnych osób w procesie onboardingu

W proces onboardingu najbardziej zaangażowany jest dział HR i przełożony pracownika. To oni wspólnie odpowiadają za co, czy będzie to skuteczny proces i dobre doświadczenie dla nowo zatrudnianej osoby.

Managerowie (liderzy zespołów) odgrywają kluczową rolę w procesie wdrażania nowych pracowników. Ich zaangażowanie może zadecydować o sukcesie tego procesu. Zgodnie z badaniem SHRM, 72% pracowników uważa, że zaangażowanie managera w onboarding bezpośrednio wpływa na ich decyzję o pozostaniu w firmie (SHRM, 2020). Jak wiadomo do budowania dobrych relacji potrzebna jest dobra komunikacja dlatego managerowie powinni regularnie rozmawiać z nowymi pracownikami, udzielać im regularnych informacji zwrotnych oraz pytać ich o to jak postrzegają swoje wdrożenie. Pozwoli to na szybszą adaptację pracowników do nowych obowiązków (Gallup, 2020). Podstawą sukcesu jest przedstawienie przez przełożonych jasnych celów i oczekiwań, co pomaga nowym pracownikom skupić się na priorytetach (BCG, 2018).

HR pełni strategiczną rolę w projektowaniu i koordynowaniu procesu onboardingu. To Dział HR jest odpowiedzialny za stworzenie spójnej strategii onboardingu, która obejmuje wszystkie niezbędne etapy, takie jak szkolenia, formalności administracyjne i integracja społeczna (SHRM, 2020). Również dział HR powinien regularnie monitorować postępy nowych pracowników i zbierać feedback na temat procesu onboardingu (Work Institute, 2021). To również ten dział, choć przy wsparciu managera, trozczy się o to, by pracownicy mają dostęp do niezbędnych narzędzi, zasobów oraz wsparcia administracyjnego, co pozwala im skupić się na pracy od samego początku (Bersin by Deloitte, 2018).

Etapy poprawnie przeprowadzonego onboardingu

1. Przygotowanie przed pierwszym dniem (preboarding) – Kontakt z nowym pracownikiem i przekazywanie mu wszystkie niezbędne informacje przed rozpoczęciem pracy, co zmniejsza stres i ułatwia start (Aberdeen Group, 2017). Więcej o preboardingu będziemy pisać w kolejnych artykułach.
2. Pierwszy dzień w pracy – Ważne jest, aby nowy pracownik miał okazję poznać zespół, swojego mentora oraz kluczowe procesy w firmie. Wiedział, gdzie się udać jeśli czegoś nie wie (BCG, 2018). 
3. Pierwsze tygodnie i miesiące – Kluczowe jest regularne wsparcie w pierwszych tygodniach, co pozwala na szybsze wdrożenie w obowiązki oraz w kulturę organizacyjną (Gallup, 2020).
4. Ocena i feedback – Po okresie wdrożeniowym należy przeprowadzić ocenę postępów nowego pracownika i zbierać feedback na temat procesu onboardingu, aby go stale udoskonalać (SHRM, 2020). Nie bójmy się pytać naszych pracowników, co im się podobało podczas wdrożenia, a czego zabrakło na jakimś jego etapie.

Skuteczny onboarding to inwestycja, która przynosi korzyści zarówno nowym pracownikom, jak i całej organizacji. Warto zadbać o to, aby proces ten był dobrze zaplanowany, a jego kluczowe etapy realizowane zgodnie z najlepszymi praktykami, wspieranymi przez badania.

Zapraszamy do odwiedzenia naszego kanału youtube, gdzie znajdziesz więcej filmów, które pomogą zrozumieć specyfikę pracy zespołowej i pokazują, jak skutecznie zarządzać sobą i zespołem.