W proces onboardingu najbardziej zaangażowany jest dział HR i przełożony pracownika. To oni wspólnie odpowiadają za co, czy będzie to skuteczny proces i dobre doświadczenie dla nowo zatrudnianej osoby.
Managerowie (liderzy zespołów) odgrywają kluczową rolę w procesie wdrażania nowych pracowników. Ich zaangażowanie może zadecydować o sukcesie tego procesu. Zgodnie z badaniem SHRM, 72% pracowników uważa, że zaangażowanie managera w onboarding bezpośrednio wpływa na ich decyzję o pozostaniu w firmie (SHRM, 2020). Jak wiadomo do budowania dobrych relacji potrzebna jest dobra komunikacja dlatego managerowie powinni regularnie rozmawiać z nowymi pracownikami, udzielać im regularnych informacji zwrotnych oraz pytać ich o to jak postrzegają swoje wdrożenie. Pozwoli to na szybszą adaptację pracowników do nowych obowiązków (Gallup, 2020). Podstawą sukcesu jest przedstawienie przez przełożonych jasnych celów i oczekiwań, co pomaga nowym pracownikom skupić się na priorytetach (BCG, 2018).
HR pełni strategiczną rolę w projektowaniu i koordynowaniu procesu onboardingu. To Dział HR jest odpowiedzialny za stworzenie spójnej strategii onboardingu, która obejmuje wszystkie niezbędne etapy, takie jak szkolenia, formalności administracyjne i integracja społeczna (SHRM, 2020). Również dział HR powinien regularnie monitorować postępy nowych pracowników i zbierać feedback na temat procesu onboardingu (Work Institute, 2021). To również ten dział, choć przy wsparciu managera, trozczy się o to, by pracownicy mają dostęp do niezbędnych narzędzi, zasobów oraz wsparcia administracyjnego, co pozwala im skupić się na pracy od samego początku (Bersin by Deloitte, 2018).