Za nami 2 artykuły wprowadzające w temat onboardingu (przeczytasz je tutaj i tutaj), a film obejrzysz tutaj. Czas zanurzyć się w temat Preboardingu czyli zapoznania pracownika z firmą przed jego pierwszym dniem pracy. Znacie, stosujecie? 

Spis treści:

• Co dzieje się między znalezieniem pracownika, a jego pierwszym dniem?
• Co to jest preboarding i dlaczego jest ważny?
• Czym różni się preboarding od onboardingu?
• Jak przeprowadzić proces preboardingu?
• Jakie są korzyści preboardingu dla organizacji?
• Jakie są korzyści preboardingu dla przyszłego pracownika?
• Jakie narzędzia użyć podczas preboardingu?

Myślałeś kiedyś, co dzieje się w głowie kandydata pomiędzy zaakceptowaniem oferty, a pierwszym dniem w pracy?

Po zaakceptowaniu oferty pracy, przyszły pracownik może doświadczać całej gamy mieszanych uczuć – ekscytacji z nowej roli, radości, ale również niepewności i stresu związanego z nowym wyzwaniem. W tym okresie kandydaci często zastanawiają się, czy podjęli właściwą decyzję, a każda dodatkowa oferta pracy może skłonić ich do zmiany zdania. Badania wskazują, że aż 65% kandydatów wciąż aktywnie przegląda inne oferty pracy po zaakceptowaniu propozycji (Talent Board, 2020).

Brak kontaktu ze strony przyszłego pracodawcy może wzmocnić te wątpliwości, co w konsekwencji prowadzi do osłabienia zaangażowania lub, w skrajnych przypadkach, do rezygnacji z oferty tuż przed pierwszym dniem pracy.

W tym krytycznym momencie warto zadbać o pozytywne doświadczenie kandydata. To właśnie wtedy jest czas na preboarding, który stanowi pomost między rekrutacją a onboardingiem. Dobrze zorganizowany preboarding nie tylko buduje relację z przyszłym pracownikiem, ale także minimalizuje ryzyko „ghostingu” – sytuacji, w której kandydat po przyjęciu oferty nie zjawia się. Według badania Indeed z 2021 roku, aż 83% firm doświadczyło przypadków ghostingu w procesie rekrutacyjnym. 

Czym różni się preboarding od onboardingu?

Chociaż preboarding i onboarding są powiązanymi procesami, różnią się one momentem realizacji oraz zakresem działań.

• Preboarding odbywa się przed pierwszym dniem pracy, jego celem jest przygotowanie kandydata na wejście do nowej firmy. Obejmuje on zadania związane z formalnościami, wprowadzeniem do kultury organizacyjnej oraz nawiązaniem pierwszych relacji z zespołem.
• Onboarding zaczyna się w momencie, gdy pracownik oficjalnie rozpoczyna pracę i koncentruje się na szkoleniach, zapoznaniu z obowiązkami, współpracownikami oraz pełnym wdrożeniu do funkcjonowania firmy.

Jak przeprowadzić proces preboardingu?

Warto dostosować proces do własnej organizacji i zbalansować go, aby dobrać najlepsze działania preboardingowe, a jednocześnie nie przytłoczyć kandydata.

Oto kilka pomysłów, które pomagają zapewnić pracownikowi poczucie zaopiekowania przed jego pierwszym dniem, a jak wiemy poczucie bezpieczeństwa wzmacnia motywację i zaangażowanie.

1. Natychmiastowy kontakt po akceptacji oferty – Po zaakceptowaniu oferty warto nawiązać szybki kontakt z kandydatem, np. przez telefon lub e-mail, aby pogratulować decyzji i poinformować o kolejnych krokach.
2. Przekazanie kluczowych informacji – Udostępnij informacje o harmonogramie pierwszych dni pracy, dress code, lokalizację firmy, a także dane kontaktowe bezpośredniego przełożonego i zespołu HR.
3. Przesłanie dokumentów do wypełnienia – Jeśli istnieją formalności, które można załatwić przed pierwszym dniem pracy (np. podpisanie dokumentów, szkolenie BHP, zamówienie środków ochrony osobistej, odzieży roboczej), warto przesłać je wcześniej. Jest to też doskonała okazja do tego, aby pozostawać z nowym pracownikiem w kontakcie i monitorować jego zaangażowanie.
4. Udostępnienie materiałów o firmie – Udostępnij przyszłemu pracownikowi zestaw informacji o firmie, jej kulturze, wartościach, misji czy flagowych produktach. Mogą to być szkolenia e-learningowe osadzone na platformie szkoleniowej, przewodnik pracowniczy lub broszura, która pomoże zrozumieć strukturę firmy.
5. Zorganizowanie spotkań online z zespołem – Krótkie, nieformalne spotkania z przyszłym zespołem, mentorem czy buddim pomagają nawiązać pierwsze relacje.
6. Zaproszenie do udziału w wydarzeniach firmowych – Jeśli przed pierwszym dniem pracy odbywa się firmowe wydarzenie (np. spotkanie integracyjne lub szkolenie), zaproś nowego pracownika, aby poczuł się częścią zespołu.
7. Dostęp do narzędzi i systemów – Przygotowanie dostępu do firmowych narzędzi (np. skrzynki e-mail, kalendarza, zebranie rozmiarów do przygotowania odzieży służbowej) przed pierwszym dniem pracy pozwala pracownikowi poczuć się bardziej zintegrowanym z organizacją.
8. Wysyłanie spersonalizowanych wiadomości – Warto regularnie utrzymywać kontakt z kandydatem poprzez e-maile lub wiadomości tekstowe, przypominając o nadchodzących zadaniach.
9. Zorganizowanie wirtualnego „touru” po biurze, sklepie czy fabryce – Przedstawienie miejsca pracy poprzez wirtualne narzędzia może pomóc zredukować stres związany z pierwszym dniem w nowym miejscu.

Jakie są korzyści preboardingu dla firmy?

• Zmniejszenie rotacji pracowników – Efektywny preboarding pomaga zmniejszyć liczbę rezygnacji przed pierwszym dniem pracy, co redukuje koszty rekrutacji (SHRM, 2020).
• Budowanie zaangażowania od samego początku – Preboarding pozwala na budowanie silniejszej więzi z nowym pracownikiem, co przekłada się na wyższy poziom zaangażowania.
• Redukcja stresu związanego z pierwszym dniem pracy – Pracownicy, którzy wiedzą, czego mogą się spodziewać, są mniej zestresowani i szybciej adaptują się do nowych obowiązków.
• Lepsza organizacja procesu wdrożenia – Formalności załatwione przed pierwszym dniem pracy pozwalają skupić się na szkoleniach i integracji.
• Poprawa wizerunku pracodawcy – Firma, która dba o przyszłych pracowników już przed ich pierwszym dniem, buduje reputację jako atrakcyjny pracodawca.

Jakie są korzyści preboardingu dla nowozatrudnionego?

• Zmniejszenie niepewności – Preboarding pozwala nowemu pracownikowi czuć się pewniej i przygotowanym na nowe wyzwania.
• Szybsza integracja z zespołem – Wczesne spotkania i komunikacja z zespołem ułatwiają budowanie relacji jeszcze przed pierwszym dniem pracy.
• Większa motywacja do rozpoczęcia pracy – Regularny kontakt i wsparcie ze strony firmy wzmacnia zaangażowanie pracownika.
• Lepsze zrozumienie kultury organizacyjnej – Dostęp do materiałów firmowych pozwala lepiej zrozumieć wartości firmy i jej strukturę.
• Redukcja stresu – Pracownik, który zna przebieg pierwszych dni pracy, jest mniej zestresowany i szybciej adaptuje się do nowych obowiązków.

Jakie narzędzia pomagają w preboardingu?

Wiele narzędzi wspiera komunikację z nowym pracownikiem. Od wielkości i specyfiki organizacji zależy, jakie funkcjonalności sprawdzą się u Ciebie.

Oto kilka pomocnych narzędzi, które pomogą w preboardingu:

• Systemy HR – Narzędzia takie jak BambooHR, Workday czy SAP SuccessFactors umożliwiają automatyzację procesu preboardingu, w tym wysyłanie dokumentów i informacji.
• Platformy komunikacyjne – Slack, Microsoft Teams czy Zoom mogą być wykorzystywane do wczesnej komunikacji z przyszłym pracownikiem oraz organizowania spotkań.
• E-learning – Platformy szkoleniowe, mogą być wykorzystywane do wprowadzenia pracownika w kulturę organizacji, jej wartości, zasady bezpieczeństwa pracy czy szkolenia zawodowe przed pierwszym dniem.
• Portale społecznościowe – Zamknięte grupy na LinkedInie czy Facebooku mogą służyć jako platforma do integracji nowych pracowników z resztą zespołu.
• Welcome Box – Firmy często wysyłają pracownikom personalizowane paczki powitalne zawierające firmowe gadżety, które pomagają budować więź z organizacją.

Czy w takim razie Preboarding to konieczność? Z mojej perspektywy szkoda byłoby nie skorzystać z okazji do nawiązania relacji z przyszłym pracownikiem przed jego pierwszym dniem. To łatwy do wykonania i jednocześnie bardzo pomocny element procesu wdrażania, który pozwala na płynne przejście od etapu kandydata do pełnoprawnego członka zespołu. Warto zainwestować w ten etap, aby zarówno firma, jak i nowi pracownicy, czerpali korzyści z dobrze zaplanowanego startu współpracy.

Zapraszamy do odwiedzenia naszego kanału youtube, gdzie znajdziesz więcej filmów, które pomogą zrozumieć specyfikę pracy zespołowej i pokazują, jak skutecznie zarządzać sobą i zespołem.

W poprzednim artykule z cyklu #onboarding (znajdziesz go tutaj) opisaliśmy jak ważny jest onboarding, jak go zaplanować i jak wdrożyć go krok po kroku w swojej firmie z pomocą checklisty. Dzisiaj przyjrzymy się jak wspierać onboarding w działach sprzedaży (i nie tylko).

Onboarding pracowników działu sprzedaży

Wprowadzenie nowego pracownika do zespołu sprzedażowego to proces, który wymaga sporo czasu, zasobów oraz spersonalizowanego podejścia mimo, iż chcielibyśmy, aby nasz nowy handlowiec od pierwszego dnia pokazał co umie i zaskoczył nas natychmiastowymi wynikami. Tu warto powiedzieć „hold your horses!”, zatrzymaj się na chwilę w swoich oczekiwaniach, ponieważ ta presja może w negatywny sposób odbić się na nowym pracowniku. Wiesz już, że onboarding to proces, a na jego początku nie ma miejsca na oczekiwania wobec pracownika, jest za to zwrócenie uwagi na nasze przygotowanie i na to jak my zostaniemy odebrani. Prawidłowo przeprowadzony onboarding sprzedawców nie tylko sprawia, że nowi pracownicy zdobędą niezbędne kompetencje i wiedzę, ale również pozwala im stać się zaangażowanymi członkami zespołu o ile nie są wystawieni do wyścigu od samego początku.  Jak więc powinien wyglądać skuteczny onboarding pracowników działu sprzedaży, oraz jak wykorzystanie e-learningu może go znacząco usprawnić?

Jakie są cele onboardingowe w sprzedaży?

• Skrócenie czasu do pełnej produktywności – Nowi sprzedawcy muszą szybko przyswoić wiedzę o produktach, procesach sprzedażowych oraz kulturze firmy. Dobry onboarding umożliwia im płynne przejście do nowych obowiązków i szybkie osiągnięcie pełnej efektywności.
• Przekazanie technik sprzedaży – Niezależnie od wcześniejszych doświadczeń nowi pracownicy muszą poznać specyficzne dla firmy techniki sprzedaży, które pomagają budować spójny wizerunek marki.
• Utrwalenie wiedzy produktowej – Sprzedawcy muszą doskonale znać produkty, które sprzedają. To podstawa efektywnej sprzedaży oraz budowania zaufania u klientów.
• Wzmocnienie zespołu – Onboarding to nie tylko indywidualny proces. Ważne, aby nowi pracownicy zintegrowali się z zespołem, co przyczyni się do lepszej współpracy i większej efektywności.

Zatrzymajmy się na chwilę na ostatnim punkcie – wzmocnienie zespołu. Zadbanie o zgrany, zmotywowany zespół sprzedażowy to punkt o który trzeba zadbać, aby sprzedawcy wykonywali swoje obowiązki z zaangażowaniem i przyjemnością. Czasy, w których pracowano jedynie za prowizję i oczekiwano od pracowników nieosiągalnych progów sprzedaży odchodzą już w niepamięć. Motywacja bierze się między innymi z poczucia bezpieczeństwa, zgranego zespołu i poczucia sprawczości. W takiej atmosferze rozwijanie się jako sprzedawca, podnoszenie kompetencji sprzedażowych, a co za tym idzie realne korzyści dla firmy – są naturalnym procesem. Wprowadzając pracownika do zgranego, zmotywowanego zespołu kierowanego przez świadomego lidera masz dużo większa szansę, że nowy sprzedawca szybko rozwinie skrzydła.

Jak usprawnić proces onboardingu?

Kluczem jest łatwy dostęp do wszystkich materiałów edukacyjnych, firmowych instrukcji czy manuali produktów czy usług. Wymiana informacji i treści firmowych w dziale sprzedaży może mieć różne formy. Może to być dostęp do intranetu z instrukcjami, CRM z dodatkową bazą wiedzy lub platforma firmowa. Takie miejsce to biblioteka wiedzy dla każdego sprzedawcy. Doświadczonym pracownikom pomaga łatwo zlokalizować potrzebne materiały, a dla nowych sprzedawców może być świetnym miejscem, które krok po kroku prowadzi przez wszystkie etapy onboardingu.

Ważne jednak, by materiały firmowe były uporządkowane, łatwe do zlokalizowania i dostosowane do potrzeb, a nie wrzucone do worka „wszystko i nic”. 

Co daje nam platforma edukacyjna?

• Zarządzanie treściami szkoleniowymi
  Platforma pozwala na skuteczne zarządzanie materiałami szkoleniowymi, które są niezwykle ważne dla rozwoju nowego pracownika. A dzięki szkoleniom e-learningowym czy  interaktywnym podręcznikom przekazujemy wiedzę o produktach, uczymy technik sprzedażowych czy analiz rynkowych dostosowanych do potrzeb kazdego pracownika indywidualnie. 
• Śledzenie postępów pracowników
  Dzięki e-learningowi menedżerowie mogą śledzić postępy wszystkich, a w szczególności nowych pracowników w czasie rzeczywistym. Wiele platform oferuje szczegółowe raporty i analizy, które pozwalają monitorować, czy dany pracownik opanował niezbędną wiedzę, oraz gdzie mogą pojawić się braki. Na platformie można też rejestrować z jakich treści pracownicy chętnie korzystają, a jakie są zupełnie nieodwiedzane.
• Regularne aktualizacje treści
  Dzięki platformie możemy szybko komunikować zmiany, dodawać nowe treści – czy to dotyczące nowych produktów, zmiany kluczowych wartości, stosowania obecnych produktów czy też zmieniających się strategii sprzedażowych.
• Szkolenia w dogodnym czasie i miejscu
  Sprzedaż to branża, w której liczy się elastyczność. Platforma umożliwia pracownikom dostęp do szkoleń w dowolnym momencie, co pozwala im uczyć się i doskonalić swoje umiejętności bez przerywania codziennych obowiązków.

Jakie zastosowanie ma e-learning w onboardingu nowego sprzedawcy?

Przykładowe zastosowania e-learningu w onboardingu sprzedaży

Warto zacząć od interaktywnych szkoleń produktowych dzięki którym pracownicy mogą lepiej zrozumieć, jak działają produkty czy usługi, które sprzedają, oraz w jaki sposób odpowiadają one na potrzeby klientów.

Doskonałym pomysłem jest udostępnienie symulacji sprzedażowych – zobaczenie na filmach lub w interaktywnych ćwiczeniach technik sprzedażowych oswoi nowych pracowników i pozwoli im przećwiczyć je w bezpiecznym, wirtualnym środowisku zanim zacznie rozmawiać z klientami.

Szkolenia z komunikacji z klientem, negocjacji, budowania relacji – to ważne aspekty sprzedaży, które można rozwijać za pomocą szkoleń e-learningowych.

Mówiłam też o możliwości dopasowania treści do indywidualnych potrzeb pracowników, dzięki czemu nie zarzucamy nowego sprzedawcy całą masą informacji, a dozujemy potrzebne treści w konkretnym czasie.

Skuteczny onboarding pracowników sprzedaży to inwestycja w przyszłość firmy. Warto go przemyśleć i zaplanować tak, by zapewniał pracownikom pełne wsparcie na każdym etapie ich rozwoju, a tu z pomocą przychodzi miedzy innymi e-learning, który może być nieocenionym wsparciem, które nie tylko przyspiesza proces wdrażania nowych pracowników, ale także zwiększa ich zaangażowanie i efektywność. Ważne, że nie musisz od razu inwestować w skomplikowane systemy alby przetestować, czy e-learning sprawdzi się w procesie onboardingowym Twoich pracowników.

Zapraszamy do odwiedzenia naszego kanału youtube, gdzie znajdziesz więcej filmów, które pomogą zrozumieć specyfikę pracy zespołowej i pokazują, jak skutecznie zarządzać sobą i zespołem.

W ostatnim czasie opublikowaliśmy filmy o onboardingu, który wprowadza w ten niezwykle istotny i rozbudowany temat. 

Film znajdziesz w artykule poniżej i na naszym kanale YouTube.

Zacznijmy od początku – Czym jest onboarding?

Onboarding, to proces wdrażania nowych pracowników, jest jednym z kluczowych elementów skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi, bez względu na wielkość organizacji czy branżę. Wspierając od lat procesy onboardingowe w wielu firmach, widzimy jak podejście pracodawców w tym obszarze się zmienia, jak rośnie świadomość wagi tego etapu. 

Dobrze przeprowadzony onboarding przynosi firmie szereg korzyści, takich jak obniżenie kosztów rekrutacji, zmniejszenie rotacji pracowników, zwiększenie ich zaangażowania oraz poprawę jakości pracy i wydajności. Szerzej temat rozwinę w dalszej części oraz przedstawię kilka istotnych powodów, dlaczego warto zainwestować w ten proces, bazując na ciekawych wynikach badań. Aby być na bieżąco z treściami dotyczącymi onboardingu zapraszam do zapisania się na newsletter i śledzenie naszego bloga.

• Koszty rekrutacji i wdrożenia – Badania Glassdoor wskazują, że średni koszt rekrutacji nowego pracownika wynosi około 2-3 miesięcznych pensji, a czas potrzebny na znalezienie odpowiedniej osoby to około 52 dni (Glassdoor, 2019). Proces onboardingu skraca czas potrzebny na pełne wdrożenie co wpływa na szybszy zwrot z inwestycji.
• Koszty związane z nieudanym wdrożeniem – Zgodnie z badaniem SHRM, nieudane wdrożenie pracownika może kosztować firmę nawet od 30% do 50% jego rocznej pensji (SHRM, 2020), gdyż nieudany onboarding często skutkuje odejściem pracownika i koniecznością poszukiwania kolejnej osoby.
• Inwestycja w onboarding przynosi zysk – Badanie Boston Consulting Group wskazuje, że firmy, które inwestują w skuteczny onboarding, osiągają 2,5-krotnie wyższe przychody niż te, które tego nie robią (BCG, 2018).

Rotacja pracowników w pierwszym roku pracy

Zaangażowanie nowych pracowników

Zaangażowanie pracowników od samego początku ma kluczowe znaczenie dla ich długoterminowej motywacji i efektywności. Badanie Gallupa pokazuje, że firmy z zaangażowanymi pracownikami są o 21% bardziej rentowne (Gallup, 2019), a nowi pracownicy, którzy przechodzą odpowiedni onboarding, są bardziej usatysfakcjonowani z pracy, co wpływa na ich zaangażowanie i lojalność wobec firmy (Gallup, 2020). Również badanie SHRM potwierdza, że onboarding wpływa na szybszą adaptację nowych pracowników, co z kolei podnosi poziom ich zaangażowania (SHRM, 2020).

Jakość pracy i wydajność nowych pracowników

Onboarding bezpośrednio wpływa na jakość pracy oraz efektywność nowych pracowników, co z kolei przekłada się na wyniki całej organizacji. Badanie Bersin by Deloitte wykazało, że pracownicy, którzy przeszli odpowiedni onboarding, osiągają pełną wydajność o 60% szybciej niż ci, którzy go nie mieli (Bersin by Deloitte, 2018). Dzieje się tak między innymi dlatego, że pracownicy wiedzą czego się od nich oczekuje i jak mają wykonywać swoje obowiązki, co prowadzi do lepszej jakości wykonywanych zadań (BCG, 2018). Również badania Glassdoor wskazują, że firmy z efektywnymi procesami onboardingowymi osiągają o 70% wyższe wyniki w zakresie produktywności (Glassdoor, 2019).

Wiemy już, że dobre wdrożenie pracownika moze wynieść nasz biznes na nowe tory. A kto i jak powinien się tym zająć?

Role poszczególnych osób w procesie onboardingu

W proces onboardingu najbardziej zaangażowany jest dział HR i przełożony pracownika. To oni wspólnie odpowiadają za co, czy będzie to skuteczny proces i dobre doświadczenie dla nowo zatrudnianej osoby.

Managerowie (liderzy zespołów) odgrywają kluczową rolę w procesie wdrażania nowych pracowników. Ich zaangażowanie może zadecydować o sukcesie tego procesu. Zgodnie z badaniem SHRM, 72% pracowników uważa, że zaangażowanie managera w onboarding bezpośrednio wpływa na ich decyzję o pozostaniu w firmie (SHRM, 2020). Jak wiadomo do budowania dobrych relacji potrzebna jest dobra komunikacja dlatego managerowie powinni regularnie rozmawiać z nowymi pracownikami, udzielać im regularnych informacji zwrotnych oraz pytać ich o to jak postrzegają swoje wdrożenie. Pozwoli to na szybszą adaptację pracowników do nowych obowiązków (Gallup, 2020). Podstawą sukcesu jest przedstawienie przez przełożonych jasnych celów i oczekiwań, co pomaga nowym pracownikom skupić się na priorytetach (BCG, 2018).

HR pełni strategiczną rolę w projektowaniu i koordynowaniu procesu onboardingu. To Dział HR jest odpowiedzialny za stworzenie spójnej strategii onboardingu, która obejmuje wszystkie niezbędne etapy, takie jak szkolenia, formalności administracyjne i integracja społeczna (SHRM, 2020). Również dział HR powinien regularnie monitorować postępy nowych pracowników i zbierać feedback na temat procesu onboardingu (Work Institute, 2021). To również ten dział, choć przy wsparciu managera, trozczy się o to, by pracownicy mają dostęp do niezbędnych narzędzi, zasobów oraz wsparcia administracyjnego, co pozwala im skupić się na pracy od samego początku (Bersin by Deloitte, 2018).

Etapy poprawnie przeprowadzonego onboardingu

1. Przygotowanie przed pierwszym dniem (preboarding) – Kontakt z nowym pracownikiem i przekazywanie mu wszystkie niezbędne informacje przed rozpoczęciem pracy, co zmniejsza stres i ułatwia start (Aberdeen Group, 2017). Więcej o preboardingu będziemy pisać w kolejnych artykułach.
2. Pierwszy dzień w pracy – Ważne jest, aby nowy pracownik miał okazję poznać zespół, swojego mentora oraz kluczowe procesy w firmie. Wiedział, gdzie się udać jeśli czegoś nie wie (BCG, 2018). 
3. Pierwsze tygodnie i miesiące – Kluczowe jest regularne wsparcie w pierwszych tygodniach, co pozwala na szybsze wdrożenie w obowiązki oraz w kulturę organizacyjną (Gallup, 2020).
4. Ocena i feedback – Po okresie wdrożeniowym należy przeprowadzić ocenę postępów nowego pracownika i zbierać feedback na temat procesu onboardingu, aby go stale udoskonalać (SHRM, 2020). Nie bójmy się pytać naszych pracowników, co im się podobało podczas wdrożenia, a czego zabrakło na jakimś jego etapie.

Skuteczny onboarding to inwestycja, która przynosi korzyści zarówno nowym pracownikom, jak i całej organizacji. Warto zadbać o to, aby proces ten był dobrze zaplanowany, a jego kluczowe etapy realizowane zgodnie z najlepszymi praktykami, wspieranymi przez badania.

Zapraszamy do odwiedzenia naszego kanału youtube, gdzie znajdziesz więcej filmów, które pomogą zrozumieć specyfikę pracy zespołowej i pokazują, jak skutecznie zarządzać sobą i zespołem.